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国内差旅费报销指南——《出差,怎么报销?》

创建时间:  2018-06-21  王春红    浏览次数:


出差,怎么报销?

国内差旅费是指我校师生离开上海市在国内(港澳台地区除外)参加业务调研、会议、培训、开展科学实验(试验)、科学考察、学术交流等发生的城市间交通费、住宿费、会务费、购票手续费以及伙食补贴和外地市内交通补贴这些费用。那么我们要怎么顺利快速的将一次出差的费用报销呢?

出差的报销流程如下:

第一步:在出差前,需要向项目负责人或者学院(部门领导)申请出差,填写《上海大学国内出差审批单》,审批批准后出差。

第二步:在出差过程中,使用公务卡支付相关的差旅费用,保留消费凭证。机票、会议注册费等费用也可以选择在出差前到财务处借款支付。

第三步:出差回来后,整理本次出差的所有票据,填写《上海大学国内差旅费报销单》

第四步:在【信息门户】-【网上报销】中填报《上海大学报销单》,将所有材料提交至财务等待审核报销。

国内差旅费的报销一般需要提交下列表格中的材料:

序号

附件名称

附件说明

1

《上海大学国内出差审批单》

出差前申请,审批通过后出差

2

《上海大学国内差旅费报销单》

出差回来整理票据后,填写出差所有的结算费用

3

《上海大学报销单》

网上填报

4

出差过程中发生的各类费用票据

城市间交通费票据:火车票、汽车票、公务机票等

住宿费票据

*会务费票据(参加会议)、会议通知

*购票手续费、保险费、退改签等票据

*外地市内交通费票据(选择实报时需提供)

5

所有费用支付的公务卡刷卡记录(火车票等不具备刷卡条件的费用可以使用现金)

公务卡pos小单,短信,电子对账单等都可以。(学生单独出差时,使用自己的银行卡支付相关费用,保留消费凭证)

1、谁审批我的出差?

课题组成员出差审批由项目负责人签字;项目负责人出差由学院(部门)负责人或被授权外差审批权的负责人签字;学院(部门)负责人出差由分管校领导签字,或者提供审批后的《上海大学二级单位主要负责同志外出请假申请表》复印件。

2、公务机票、会议注册费使用公务卡支付不方便怎么办?

机票费用如公务卡支付不方便,可以选择从财务处借款支付,待出差回来后相关费用冲账即可。借款时需提供机票订单、出差审批单等材料。

会议注册费如需提前支付,可以使用借记卡支付。报销时提供刷卡记录即可。

3、出差人员按什么标准乘坐交通工具?

交通工具

等级标准

火车(含高铁、动车、全列软席列车)

轮船(不包括旅游船)

飞机

其他交通工具(不包括出租小汽车)

部级人员、院士

火车软席(软座、软卧),高铁/动车商务座,全列软席列车一等软座

一等舱

头等舱(院士)/公务舱

凭据报销

局级人员、教授、研究员,职务工资在五级(含)以上的副教授/副研究员/高级工程师/高级经济师/高级会计师,以及相当以上技术职务人员

火车软席(软座、软卧),高铁/动车一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

经济舱

凭据报销

其余教职工、学生

火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

三等舱

经济舱

凭据报销

4、我是学生,已经乘坐高铁一等座可以报销吗?

学生按标准只能乘坐高铁二等座。如果已经购买了一等座车票,超出二等座部分个人自理。

5、出差的住宿费标准是怎样的?

省份

住宿费标准(元)

院士、部级人员

局级人员、教授、研究员,职务工资在五级(含)以上以及相当以上技术职务人员

其余教职工、学生

北京、上海

1100

700

500

江苏省、浙江省、福建省、广东省、河南省、四川省、云南省

900

600

450

其余省市

800

500

400

1国内差旅费报销审核参照上大内【2016】209号文《上海大学国内差旅费管理办法》执行。

2文中涉及的相关表格可以在【信息门户】-【网上报销(试运行)】-【首页】下载

3各位老师请注意,在经费支出的过程中都尽量使用公务卡,且需按照项目预算支出


我在出差过程中还遇到了一些情况,该怎么办呢?

1问:上周去杭州出差,我不小心弄丢了回上海的火车票,只有去程车票和住宿费怎么报销?

答:请在《上海大学国内差旅费报销单》(以下简称“外差单”)中【情况说明栏】写清真实理由通过审核后,报销去程单程车费,丢失的车票金额无法报销。住宿费和伙食补贴按规定报销报领。

2问:我们受邀去外地某高校学术交流,对方提供住宿,没有住宿费发票,怎么申请伙食补助与外地交通补助?

答:请对方单位出具有效说明。按外差天数,可申请伙食补助与外地交通补助。

3问:我们野外调研,住在帐篷里,没有住宿费发票,怎么申请伙食补助与外地交通补助?

答:项目负责人提供住宿情况说明,经过所在学院(部门)主要负责人签字(公章)确认情况属实。可以报销伙食与外地交通补助。还适用下列情况:开展野外调研、考古挖掘、环境监测、气象观测、地质调查、工地勘察、矿区作业等工作,住在帐篷、农户、船舶、厂矿,监测站、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的情况。

4问:我们去苏州参加会议,14号报到,15-16日开会,17日离开,需要缴纳会议注册费,能申请几天的伙食与交通补贴?

答:分两种情况,会议通知中写明会议举办方统一安排食宿且承担费用的,只发放往返在途期间的补助;会议通知中写明会议举办方统一安排且食宿费用自理的,按照出差自然天数发放补贴。所以如果您的会议通知中写明“食宿自理”,可以领取4天的补贴;如果没有写明,只能领取2天补贴。

5问:我们自驾去外省开展调研活动,怎么报销?

答:自驾发生的汽油费、通行费、停车费只能在横向经费中支出,并且要与出差的其他费用一起填写“外差单”,同时按规定凭住宿费发票领取伙食补助费,不再领取外地交通补贴。

6问:我们因调研地区的地理环境原因,需要租车前往,怎么报销?

答:租车(要带司机)外差,需要提供经学院(部门)主要负责人审批同意的说明,与出差的其他费用一起填写“外差单”,凭发票和租车合同报销租车费。按规定凭住宿费发票领取伙食补助费,不再领取外地交通补贴。

7问:我们因为业务需要,邀请校外专家来校(或者陪同去外地)交流访问,可以报销哪些费用?

答:按规定的交通工具乘坐等级和住宿费标准,凭票报销受邀人员的城市间交通费和住宿费,不发放伙食与市内交通补贴。报销时需提供《校外人员来访承诺书》。

8问:现在出差都要公务机票,怎么购买?公务卡买的机票就是公务机票吗?

答:公务机票是指在政府采购网(www.gpticket.org)或者政府采购网指定代理商处购买的公务机票。支付的方式选择公务卡支付或者从财务处借款汇款支付。公务机票最大的标志就是在机票的左上角有一串以字母GP开头的串号。特别提醒:与代理商订购机票的时候也要强调购买公务机票,以免订错。所以公务卡买的不一定是公务机票。

公务机票政采网网址如下:

公务机票如下:

9问:政府采购机票网上买不了学生的公务机票怎么办?

答:学生出差的机票可以不用购买公务机票,自行购买机票。

10问:校外人员来访也要购买公务机票吗?

答:行政事业单位人员应该要购买公务机票,其他单位人员可以不买公务机票,受邀人要使用自己的银行卡支付或者邀请人使用公务卡支付。



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